Cómo reducir los gastos en viajes coorporativos

¿Necesitas viajar mucho? probablemente si tienes negocios debes hacerlo, Incluso si tu negocio puede permitirse el lujo de no ser frugal con los viajes coorporativos. Eso no significa que tu gerencia no deba ser inteligente al respecto. Dale a tus empleados la libertad de elegir y gastar, y rápidamente te irás a la bancarrota, pero dales una gran póliza, y ellos te ahorrarán dinero.

He aquí cómo reducir tus gastos de viajes corporativos para siempre:

Reservar con anticipación y ser flexible

Todo viajero frecuente conoce la primera regla del viaje frugal: reservar temprano.

Planificar con anticipación puede ayudarte a ahorrar mucho dinero en pasajes aéreos y estadías en hoteles. Desafortunadamente, esto no siempre es aplicable a los viajes corporativos. Un gran porcentaje de los viajes relacionados con el trabajo se programan en el último momento, por lo que este tipo de gastos de negocios tiende a ser tan costoso en primer lugar.

Sin embargo, debes reservar con tiempo siempre que puedas.

Si comienzas a controlar los hábitos de viaje de tus empleados, descubrirás que siempre hay un margen de maniobra que puedes utilizar a tu favor. A veces, incluso un retraso de un día puede significar una tasa de ahorro del 50 por ciento. Es por ello que siempre debe animar a todos sus empleados a ser flexibles a la hora de programar sus viajes.

Al reservar viajes corporativos, tu organización siempre debe buscar varias opciones que se ajusten a tu presupuesto en un par de días. De esta manera, tus empleados podrán planificar y programar sus reuniones en el lugar para la fecha más conveniente mientras practican la flexibilidad del viaje al mismo tiempo.

Y hablando de eso, siempre compre boletos flexibles con opción de fechas de regreso.

Usar una VPN para bajar los precios

Una Red Privada Virtual es una herramienta de ciberseguridad necesaria que ayuda a individuos y empresas a permanecer anónimos mientras navegan por Internet. Es probable que el departamento de TI de tu organización ya cuente con uno y lo utilice; de lo contrario, sería inteligente adquirir una VPN fiable lo antes posible.

Pero, ¿cómo puede esta herramienta ayudarle a ahorrar dinero en viajes corporativos?

Todos los sitios de reservas en línea calculan las tarifas aéreas y los precios de los hoteles en función de la ubicación del visitante del sitio web. Si estás buscando las opciones de viajes corporativos más baratos desde Nueva York, por ejemplo, se te ofrecerán precios más altos que a tu colega que está haciendo lo mismo desde su oficina en Nueva Delhi, India.

Un VPN enmascara su ubicación cambiando la dirección IP de tu dispositivo. Esto significa que podrá reservar vuelos para sus empleados desde Nueva York al mismo precio que su colega de Nueva Delhi. Una VPN (puede obtenerla aquí) redirigirá su tráfico de Internet, haciendo que parezca como si estuviera en otro lugar. El mismo truco frugal funciona también para hoteles y alquileres de coches.

Tener una política transparente

Tu política de viajes corporativos debería ser:

• Escrito en lenguaje sencillo
• Fácil de navegar y escanear
• Creado para uso real
• Detallado y transparente

Si ajusta tu política y la hace muy fácil de usar, no hay ninguna razón por la que no deba permitir las reservas de bricolaje dentro de las limitaciones establecidas. Lo más importante en este escenario es predecir todas las necesidades potenciales de viaje de tus empleados e incluirlas en la política para evitar costos innecesarios.

Se más específico con tus requisitos de reembolso.

Consejo para profesionales: en lugar de escribir un extenso libro de reglas, define tus restricciones y requisitos utilizando breves viñetas. En cuanto al resto de la política, házla similar a una guía de viajes, incluye pautas paso a paso para planificar y reservar viajes corporativos con un presupuesto para los destinos más populares.

Tener un umbral de presupuesto

Independientemente de si opta por la reserva de bricolaje o no, tu organización debe establecer umbrales de presupuesto muy específicos para cada categoría de gastos, incluidos los pasajes aéreos, la estancia en hotel, el transporte en el lugar de los hechos y la comida. Esto ayudará a que tus reglas y requisitos de reembolso sean aún más transparentes y fáciles de seguir.