Softwares de contabilidad: características y ventajas

Los softwares de contabilidad son herramientas muy eficientes para la gestión de las operaciones financieras de cualquier organización. Estos pueden contribuir de forma notoria al éxito de tu negocio a largo plazo.

La digitalización masiva de la última era, ha impulsado el desarrollo de nuevas estrategias empresariales. Usar un programa de contabilidad, es, actualmente, una de las alternativas más empleadas para impulsar un negocio.

Existen, además, multitud de programas de contabilidad electrónica que aunque son gratuitos son muy profesionales, y son ideales tanto para empresas de cualquier tamaño como para autónomos. Solo tienes que elegir el que se adapte a tus necesidades y al volumen de facturación de tu negocio.

¿Qué es un programa de contabilidad?

Un programa de contabilidad es un software que sustituye a los sistemas arcaicos de gestión basados sistemas manuales de papel y boli para la gestión de la contabilidad, facturación, bases de datos, etc.

Estos softwares permiten gestionar multitud de procesos de una organización y mejorar la calidad de la gestión de proyectos, de las ventas, de los clientes, de la facturación, entre muchos otros. Facilitan, además, el análisis de gran cantidad de datos financieros y evitan los posibles errores humanos.

Para utilizar un programa de contabilidad no se requieren habilidades informáticas complejas ni complicadas configuraciones ni ser conocedor de difíciles procesos. El sistema de ejecución que posee estos tipos de software suelen ser muy intuitivo. Sólo se necesita descargarlo, instalar en tu equipo y empezar a trabajar.

Características de un programa de contabilidad

En el mercado existe una amplia variedad de programas de contabilidad para una gestión óptima de tu negocio, pero antes de decidirte por uno u otro tienes que tener en cuenta determinados aspectos.

El software debe ser fácil de usar

A pesar de que todos tienen la misma función, que es facilitar tu trabajo, difieren entre sí. Nuestro consejo es que intentes optar por uno que sea lo más simple e intuitivo posible para que pueda ser utilizado por la mayoría de tus empleados.

El software debe permitir el registro de todos los datos necesarios para automatizar los procesos y evitar cometer errores. Aquellos programas que además te ofrezcan informes multidimensionales de los más diversos y con posibilidad de elegir formatos distintos, son muy útiles para tu empresa.

Que te permita acceder a las facturaciones y analizar tu situación

Elige un programa contable multifunción, que, entre otros, incorpore la facturación de tu empresa o la gestión de tu materia prima o recursos.

Es recomendable además que posibilite conocer la rentabilidad de tu empresa, los presupuestos, tus resultados positivos o los menos positivos para intentar mejorar, o analizar los diversos departamentos y comparar con los años anteriores.

La flexibilidad es importante

El programa de contabilidad que elijas debe adaptarse al plan contable de tu empresa, ya que de esta forma podrás gestionar eficazmente todas las operaciones y gastar la menor cantidad de recursos.

Generar informes automáticamente

Los informes se generan automáticamente acorde a los datos que suministres, y gracias a esta característica, podrás acceder a los datos de tus cuentas de ganancias y pérdidas, balances, y realizar comparativas en tiempo real, para tener información detallada de todas las operaciones que realices.

Seguridad y portabilidad en un solo programa

Los softwares contables están expuestos a determinados riesgos, por lo que los datos almacenados están muchas veces en peligro. Para evitar este tipo de problemas, lo mejor es optar por aquellos softwares que permiten almacenar los datos en la nube.

Anteriormente, la información se guardaba en formato papel, y cualquiera podía tener acceso a ella. Gracias a la evolución tecnológica, surgieron programas contables a los que se les puede configurar claves privadas y definir diferentes permisos, dependiendo del usuario. Esto es otra de las grandes ventajas de los softwares de gestión contable.

Ventajas de usar un programa de contabilidad

Un programa de contabilidad te puede ayudar en gran número de gestiones importantes de tu empresa.

1. Mejor gestión de tu empresa: tener toda la información detallada y organizada en un mismo sitio, y siempre accesible te permitirá tomar mejores decisiones y administrar los recursos de una forma más óptima.
2. Ahorro de tiempo y dinero: a diferencia de la contabilidad manual, este método permite ahorrar mucho tiempo y dinero. Se automatizan muchos de los procesos y se evitan asimismo errores contables, que pueden suponer gastos extra a la empresa.
3. Medio de protección legal: los softwares de contabilidad te facilitan determinadas gestiones legales de obligado cumplimiento y algunos se actualizan de forma constante ante los cambios legislativo o cambio en los impuestos. Asimismo, te ayudan a conservar de forma segura determinados informes que por normativa se tienen que guardar por largos periodos de tiempo.

Un software de gestión online es la mejor alternativa para tu negocio. Actualiza tu empresa y saca el máximo partido a los avances tecnológico para optimizar al máximo tu rendimiento y productividad.