¿Cómo gestionar el teletrabajo de forma eficaz?

La crisis sanitaria causada por el coronavirus ha traído consigo consecuencias nefastas y la necesidad de adoptar medidas drásticas a nivel económico, social y laboral. Junto a una correcta higiene, el confinamiento ha resultado ser la mejor medida preventiva para el COVID-19.

Ante este panorama, muchas grandes y pequeñas empresas se han visto obligadas a recurrir, de un día para otro, a la modalidad de teletrabajo para proteger a sus trabajadores y parte de su productividad.

Este sistema de trabajo puede plantear grandes retos si una empresa no está preparada para ello, empero, de ser gestionado de forma eficaz, puede conllevar enormes beneficios tanto para el empleador como para el empleado.

En este artículo vamos a mencionar algunos consejos estratégicos para mantener el control y orden en la empresa durante el teletrabajo.

A tener en cuenta durante el teletrabajo

Desde el control de la efectividad  y el rendimiento de los empleados, hasta el registro de la jornada, es muy importante tenerlo todo monitorizado, porque tanto los derechos como las obligaciones y la normativa legal siguen siendo las mismas.

Seguridad online

Uno de los aspectos clave y más delicados a controlar durante el teletrabajo pero también durante el trabajo presencial, es la seguridad de la información sobre la empresa, que manejan tus empleados.

Se suele tener mucha más cautela con la documentación virtual y con los software de almacenamiento por la naturaleza online de la actividad. Sin embargo, los documentos físicos que resultan del teletrabajo y de la actividad anterior, también se han de controlar y destruir en caso necesario.

En este sentido existen empresas fiables, con altas garantías, como por ejemplo All Safe Documents que destruyen todos los documentos confidenciales de forma segura  y con los mejores criterios de calidad.

Para evitar ataques externos y proteger los datos es recomendable asimismo  habilitar usuarios con contraseña, instalar sistemas antivirus o hacer copias de seguridad.

Condiciones de trabajo

Antes de mandarles a casa para teletrabajar los responsables deberían asegurarse de que todos los trabajadores disponen de las condiciones ambientales, ergonómicas y tecnológicas adecuadas, antes de que se incorporen al teletrabajo.

Es muy importante facilitar a los empleados todas las herramientas necesarias y establecer los canales de comunicación para poder desempeñar sus tareas de forma productiva y cómoda (como por ejemplo material de oficina, equipos informáticos o software específicos, etc.).

En caso de facilitar portátiles o móviles hay que tener mucho cuidado y establecer medidas de seguridad informática.

Horarios

Fija unos horarios de  inicio y fin de jornada para asegurarte de la disponibilidad de todos tus empleados, aunque estos pueden tener cierta flexibilidad.

Sigue registrando el tiempo de trabajo según la normativa legal vigente mediante las diversas aplicaciones que hay en el mercado.

Control y seguimiento

Los líderes tienen que diseñar, planificar, delegar, comunicar, gestionar y evaluar resultados mediante herramientas digitales de información y comunicación.

Define objetivos globales realistas y tangibles.Es muy recomendable fijar calendarios para cada proyecto con fechas de inicio y de fin para cada objetivo global a alcanzar. De esta forma cada trabajador podrá gestionarse libremente y tener cierta flexibilidad para la realización de cada tarea.

Monitoriza los avances de cada uno y haz un seguimiento diario para conocer el rendimiento en cada tarea y la efectividad del trabajo sobre los objetivos planteados.

Es muy recomendable estudiar previamente la carga de trabajo y repartir las tareas de forma equitativa para evitar la sobrecarga.

Acceso a la información a través de sistemas seguros

Es necesario evitar que personas ajenas a la empresa puedan acceder a la información confidencial de la empresa. Pero al mismo tiempo es necesario que los trabajadores accedan, gestionen y administren todo tipo de documentación y datos de la empresa.

La solución para la seguridad de la empresa sería en este caso colgar toda la información en la nube o utilizando una conexión VPN.

Para la destrucción de archivos All Safe Documents ha sido la opción más sopesada a nivel nacional por los criterios sus criterios de calidad  y por los protocolos de actuación que garantizan la trazabilidad y seguridad del proceso de destrucción.

Con la puesta en vigor de la Ley de Protección de Datos se hace cada vez más necesario la eliminación del material confidencial una vez que dejan de ser necesarios.  Tal es la relevancia de esta práctica que existe una norma UNE 15713 al respecto que establece recomendaciones para la gestión y el control del proceso de destrucción del material de confidencial.

La destrucción de los documentos debe realizarse de forma segura y fiable con técnicas diferentes para cada tipo de material de tal forma que no pueda reconstruirse. Además, debe someterse a un proceso de reciclaje.

Si quieres sabes más sobre cómo se destruyen los documentos más confidenciales para cumplir con la normativa y estar totalmente seguro te recomendamos que investiguen muy bien por tu cuenta.

Algunos consejos adicionales

La  implantación  del teletrabajo con éxito requiere implicación plena y la confianza mutua entre los responsables y sus trabajadores. Asimismo la comunicación eficiente y regular y el feedback constante son esenciales.

Puede incluso ser necesario un manual de formación para el teletrabajo en la que se explique de forma clara y precisa toda la dinámica y las herramientas a utilizar.

Durante esta formación se debe hacer especial hincapié en el compromiso de confidencialidad y en cómo se deben tratar todos los datos personales y toda la información de la empresa cuando tengan de trabajar fuera de las instalaciones de una oficina.

Como teletrabajador deberás comunicarte continuamente con tu equipo y mantener una dinámica de trabajo concreta.

Intenta mantener un equilibrio del tiempo dedicado al trabajo con el tiempo personal. Un buen dominio de las nuevas tecnologías junto con una actitud positiva  y disciplina te ayudarán a ser un trabajador de éxito.