Cómo fichar en el trabajo

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019 de 8 de marzo, que establece la obligatoriedad del control horario en todas las empresas, muchas organizaciones investigan los métodos más simples y seguros para el control de la jornada laboral de sus trabajadores.

Uno de los procedimientos más sencillos para gestionar la jornada laboral es la utilización de una App de registro horario. De esta manera, los empresarios podrán cumplir con la legislación y evitar duras sanciones.

Fichar en el trabajo es una obligación

En España, tras la aprobación del Real Decreto Ley sobre el Control Horario que cambia el Estatuto de los Trabajadores, es obligatorio fichar en el trabajo.

Aquellas empresas que no cumplan o que no lleven a cabo adecuadamente este registro de control de las salidas y entradas de sus trabajadores, se enfrentan a graves sanciones que oscilan entre los 60.000 y 187.515 euros.

El objetivo principal de esta ley, según el Gobierno Español, es combatir el abuso laboral y las horas extras no pagadas.

Tal y como se establece en el artículo 34 del Estatutos de los Trabajadores : “la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”.

Además, la ley establece 4 requisitos obligatorios que todas las organizaciones deben cumplir:

• Guardar dicho registro de control horario por un mínimo de 4 años.
• Poner a disposición de los empleados dicho registro.
• En caso de existir sindicatos, informar sobre las horas extras acumuladas durante el último mes.
• Dar a conocer a todos los trabajadores su horario y distribución de la jornada laboral.

No obstante, es fundamental mencionar que en el artículo 34 de dicha ley no se especifica el método de fichar. Es decir, la empresa tiene total libertad para elegir el sistema que mejor se ajuste a sus necesidades y presupuesto, siempre y cuando cumpla con lo mencionado anteriormente.

La intención de esta flexibilización a la hora de elegir el sistema de registro, es posibilitar que las organizaciones adopten un método óptimo en función de la plantilla o del tipo de actividad que lleven a cabo.

¿Qué información hay que recabar para cumplir la ley?

Al optar por un método u otro para llevar a cabo el control horario de los trabajadores, es esencial saber qué información hay que recabar para cumplir con lo que establece la ley. Los datos indispensables son:

• Nombre del trabajador
• Fecha
• Hora de entrada
• Hora de salida.

En el caso de los descansos o de la hora de comer, la ley establece que:

Descansos: los empleados cuya jornada exceda las 6 horas continuas tienen derecho a un descanso no menor de 15 minutos, según lo que establece el apartado 4 del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Ese periodo cuenta como tiempo de trabajo.

Comer: Para la comida es preciso fichar tanto a la salida como a la entrada. De esta manera, se computará el tiempo que cada empleado se ha tomado para este descanso.

A pesar de que no es un requisito obligatorio, la Inspección del Trabajo sugiere que dentro del registro de la jornada laboral se reflejen las pausas o interrupciones que efectúan los trabajadores y que este tiempo no cuente como tiempo de trabajo efectivo. En caso contrario, se podrá asumir que estas interrupciones forman parte de la jornada.

3 métodos para fichar en el trabajo

Actualmente, existen diferentes métodos para llevar a cabo el registro de horario en el trabajo y todos se adaptan a las exigencias de la ley.

Entre los más comunes tenemos:

Aplicación de control laboral

Con una app de control laboral, los trabajadores podrán fichar, tanto a la entrada como a la salida del trabajo. Con este sistema, la información se guardará en una base de datos durante 4 años. Además, este método está al alcance de los trabajadores, de los empresarios y hasta de los sindicatos.

Plantillas de Excel

Otra solución sencilla y fácil de para llevar a cabo el registro de horarios de los trabajadores son las plantillas de Excel.

Este método conlleva ciertas desventajas como:

• Revisión constante: requiere supervisión de un experto en Excel que garantice que los datos se están almacenando de forma correcta.
• Vulnerabilidad: es una documentación que se puede extraviar o adulterar con facilidad. Además, ocupan un espacio físico, lo que implica un coste para la compañía.
• Accesibilidad: las plantillas de Excel físicas no pueden aplicarse con el teletrabajo o con los trabajadores que por su cargo o actividad laboral pasan mucho tiempo fuera de la oficina.

Máquinas de fichaje

Existe una amplia diversidad de máquinas para fichar. Entre las más más populares podemos encontrar las magnéticas y biométricas.

Las magnéticas se han utilizado durante mucho tiempo en las empresas, ya que es una manera fácil y asequible de llevar el control de las salidas y entradas de los empleados.

Por su parte, las biométricas son más costosas y requieren instalaciones más complejas. Sin embargo, son súper seguras y difíciles de adulterar, gracias a las altas tecnologías con que se fabrican.

Todas las empresas están obligadas por ley de llevar un registro del horario de cada uno de sus trabajadores, tanto en la entrada como en la salida.

Los empresarios tienen total libertad para elegir qué sistema utilizar para llevar a cabo dicho control, siempre y cuando cumplan los requisitos.