Consejos para gestionar proyectos en tu empresa de manera óptima

En cualquier empresa que se precie, son muchos los proyectos que se pueden llevar a cabo, si bien es cierto, para alcanzar el éxito, todo paso por tener una buena gestión de los mismos. En la actualidad, existen numerosos sistemas innovadores que ayudan a todo esto, a lo que se suman otras prácticas habituales que ofrecen las mejores garantías.

Como bien es sabido, gestionar un proyecto dentro de una entidad no es precisamente una tarea sencilla, y menos aún si se tienen varios a la vez. Es importante saber que cada uno de esos proyectos habrá que terminarlo en tiempo y forma, siempre ajustándose al presupuesto con el que se cuenta y sin dejar de lado la calidad que exige el cliente.

Para que todo esto vaya a buen puerto, es esencial contar con un buen equipo humano, así como las herramientas adecuadas. En este sentido, actualmente se utilizan mucho los recursos tecnológicos y los nuevos sistemas de gestión, siendo uno de los principales un ERP para la Gestión Avanzada de Proyectos como el desarrollado por ARBENTIA, firma internacional de consultoría, que apuesta por una plataforma modular que ofrece una visión 360º de la empresa gracias a la tecnología Microsoft.

¿Qué es un ERP y para qué sirve?

Sin duda alguna, utilizar un ERP para gestionar adecuadamente los proyectos de una empresa es una de las mejores opciones que se pueden elegir. En este sentido, corresponde a Enterprise Resource Planning o lo que es lo mismo, un sistema para planificar todos los recursos con los que cuenta una entidad y con el que poder llevar a cabo múltiples tareas diarias.

Un software ERP ayudará a optimizar todos los procesos que se realicen en la empresa, así como favorecer tener un mejor acceso a la información que se necesite. De igual modo, es una herramienta ideal para tomar decisiones de manera mucho más rápida, sin olvidar que mejora notablemente la atención al cliente y aumenta la seguridad en todas las gestiones que se hagan.

A todo ello hay que sumar que aumenta la rentabilidad y ayuda a reducir los costes empresariales.

¿Qué más hacer para llevar una buena gestión?

Aunque instalar un software ERP es una de las mejores soluciones de gestión para una empresa, no hay que olvidar llevar a cabo ciertas prácticas y acciones que favorecen todo esto. ¿Qué más se debe hacer?

Planificación

Como es evidente, alcanzar el éxito de un proyecto se traduce en llevar una buena planificación del mismo. En este sentido, lo primero que hay que hacer es establecer una buena definición de en qué va a consistir el proyecto, para luego, hacer lo propio con los objetivos y metas a alcanzar. Por supuesto, habrá que crear un buen grupo de trabajo, un equipo multidisciplinar.

Posteriormente, se creará una hoja de ruta para establecer todas las tareas que se van a llevar a cabo, con sus correspondientes plazos, fases o etapas. Es también muy importante que haya feedback en todo momento con el equipo de trabajo.

Seguimiento

Una vez que se tiene la planificación, es esencial realizar un seguimiento continuado del proyecto, con el fin de poder tomar las mejores decisiones. Así, habrá que controlar cada tarea de manera periódica, tener una buena comunicación, poder identificar los posibles problemas que puedan darse y seguir exhaustivamente la planificación hecha de manera previa.

Tiempo

Otro aspecto fundamental es saber gestionar de manera adecuada el tiempo, no solo el de uno mismo, sino también, el del equipo al completo. De esta forma, habrá que saber priorizar tareas y realizar reuniones periódicas que sean efectivas y eficientes. Asimismo, hay que decir sí, pero también hay que aprender a decir no, sobre todo, en aquellos aspectos del proyecto que no pueden llevarse a cabo o son más complejos. Un último consejo que siempre viene bien en este sentido, es planificar las tareas de un día para otro.

Análisis

Después de llevar a cabo todo lo que se ha mencionado, lo último será analizar bien los resultados del proyecto. Una vez se tengan todos los datos, es conveniente ponerlos en común con el grupo, para así sacar todas las conclusiones. Gracias a este análisis se conocerán los puntos en los que se ha llegado a los objetivos y también aquellos que necesitan mejoras.

Tiempo

Otro aspecto fundamental es saber gestionar de manera adecuada el tiempo, no solo el de uno mismo, sino también, el del equipo al completo. De esta forma, habrá que saber priorizar tareas y realizar reuniones periódicas que sean efectivas y eficientes. Asimismo, hay que decir sí, pero también hay que aprender a decir no, sobre todo, en aquellos aspectos del proyecto que no pueden llevarse a cabo o son más complejos. Un último consejo que siempre viene bien en este sentido, es planificar las tareas de un día para otro.

Análisis

Después de llevar a cabo todo lo que se ha mencionado, lo último será analizar bien los resultados del proyecto. Una vez se tengan todos los datos, es conveniente ponerlos en común con el grupo, para así sacar todas las conclusiones. Gracias a este análisis se conocerán los puntos en los que se ha llegado a los objetivos y también aquellos que necesitan mejoras.