6 consejos para optimizar los procesos en su pyme

En un mundo cada vez más exigente, dinámico y en continuo desarrollo, la eficiencia es clave. Todos buscamos formas de obtener más por menos, emplear la menor cantidad de recursos con resultados excelentes.

En el ámbito empresarial actual tan competitivo, para triunfar, es primordial establecer acciones de mejora en todas aquellas tareas de elaboración de los productos o servicios que se ofrecen, lo que también se denomina, optimizar los procesos.

Una organización incluye la interacción entre personas, proceso, tecnología y un largo etc. que han de integrar de forma apropiada para un buen funcionamiento. Para optimizar este sistema, el primer paso es conocer y analizar detenidamente cada uno de los procesos y recursos que intervienen.

En este artículo vamos a hacer hincapié en algunas ideas básicas sobre la optimización de tu pyme y cómo la incorporación de nuevas herramientas tecnológicas como por ejemplo Ship quik puede facilitar enormemente esta tarea.

¿Cómo optimizar los procesos de tu pyme?

1. Analizar el funcionamiento interno

Como bien referimos anteriormente, para introducir mejoras en cualquier área, es necesario un conocimiento exhaustivo de los procesos, de las tareas y de los recursos implicados.

Un análisis periódico del funcionamiento internos ayuda eliminar posibles errores, agilizar la ejecución de tareas e introducir mejoras, con el objetivo último de alcanzar los objetivos globales de la empresa.

Al determinar los procesos y recursos implicados podemos identificar aquellas áreas que necesitan mejorías y estudiar de qué forma impactan a la organización.

2. Establece objetivos

Es realmente importante proponer medidas para que dichos procesos devuelvan los resultados esperados. Desglosa los procesos y divídelos en pequeños pasos, estudia su forma de interacción y actúa en consecuencia.

Tras definir cómo deberían llevarse a cabo todos los procesos y cómo se han de gestionar los recursos, establece objetivos a corto, medio y largo plazo a modo de guía para todos los departamentos y trabajadores.

En este punto, es fundamental implicar desde el principio a todo el equipo, que cada uno conozca su función y la relación con los demás. Para ello dichos objetivos deben ser claros, sencillos y alcanzables.

3. Establece plazos

Es relevante establecer un calendario e intentar respetarlo a rajatabla. Este debe estar conocido y al alcance de todos los trabajadores e implicados.

4.Control

Fija indicadores de mejora de la eficacia para analizar los resultados obtenidos y compáralos con los indicadores iniciales para comprobar si las medidas implantadas cumplen el objetivo.

Evalúa de forma periódica y continua, analiza indicadores y procura mejorar de forma continua cada uno de los pasos, dando feedback, proponiendo alternativas de mejora, analizado incidencias, etc. Reajusta sobre la marcha para poder optimizar al máximo.

5. Empleo de las nuevas tecnologías

La incorporación de las nuevas tecnologías y la actualización permanente de una organización ayuda a automatizar procesos, optimizar tiempos, ahorrar recursos y minimizar errores, y por ende, reducir costes.  Aquellas empresas que buscan la mejora continua de su rentabilidad y la competitividad en el mercado, gestionan y centralizan la información utilizando la tecnología.

Los recursos tecnológicos son asimismo necesarios para controlar y medir los resultados objetivos de cualquier medida implantada. Un ejemplo son software de gestión que simplifican todos procesos.

Ejemplo de optimización de procesos

Es muy frecuente que las empresas requieran servicios especializado de paquetería para distintos encargos entre clientes, proveedores, compañeros, y un largo etc.

Para optar por la empresa de transporte ideal para tu pedido, a un precio muy económico, se pueden emplear las plataformas de envío.  Con esta opción e ahorra tiempo y dinero.

Sólo tienes que completar los datos de origen, destino y las características del paquete. El buscador te devolverá varias ofertas de las mejores empresas del transporte como pueden ser SEUR o DHL, a precios muy económicos.

Podrás ordenar los resultados según el precio, satisfacción de los clientes o rapidez de entrega y elegir el que más se adapte a ti.

Las nuevas tecnologías facilitan de manera impresionante todos los procesos.

Podrás realizar envíos a nivel nacional o internacional, con las mejores empresas del mundo y con tarifas muy económicas con un simple click. Este tipo de comparadores ofrecen garantías y calidad, comprometiéndose a ofrecer los mejores servicios.

6. Enfócate en tus empleados para optimizar tus procesos

Los recursos más valiosos de cualquier organización son sus empleados. Los estudios demuestran que el nivel de satisfacción y bienestar de los trabajadores se correlaciona de forma positiva con la motivación y productividad.

Formación

Ofrece herramientas de capacitación constante que les ayude a desarrollar sus habilidades y fortalezas y a crecer a nivel profesional.

Liderazgo

Ten en cuenta tu estilo de liderazgo. Un liderazgo transformacional ayuda, incita, motiva a los empleados a dar lo mejor y a contribuir de forma proactiva en las medidas de optimización de la organización

Comunicación

La gestión empresarial depende en gran parte de una comunicación de calidad entre compañero, con superiores, proveedores, colaboradores etc.

Procura ofrecer información de calidad, transparente e implica a todos los afectados en las decisiones organizacionales.